Teknobie.id, Tasikmalaya - Sejumlah operator sekolah masih menghadapi kendala saat menarik data siswa dari EMIS ke Dapodik, mulai dari nama peserta didik yang belum muncul hingga siswa yang sudah tampil tetapi gagal masuk ke aplikasi Dapodik. Persoalan tersebut kembali ramai diperbincangkan setelah sejumlah operator menanyakan proses migrasi data siswa dalam sesi live YouTube Ngapak Media.
Masalah ini cukup bikin bingung, terutama bagi operator yang sedang mengurus data peserta didik baru maupun siswa mutasi dari satuan pendidikan di bawah EMIS. Sebab, meskipun nama siswa sudah terlihat dalam sistem, bukan berarti data tersebut otomatis bisa masuk ke Dapodik.
Dalam penjelasan yang dibagikan Ngapak Media, ada beberapa tahapan yang perlu diperiksa sebelum operator kembali melakukan tarik data ke Dapodik. Salah satunya adalah memastikan terlebih dahulu apakah nama siswa sudah masuk ke bagian siswa terdaftar pada sistem terkait.
Kenapa Siswa dari EMIS Belum Muncul?
Salah satu penyebab siswa dari EMIS belum bisa masuk ke Dapodik berkaitan dengan proses migrasi data yang masih berlangsung secara bertahap.
Artinya, ketika operator sudah melakukan pencarian atau penarikan siswa dari EMIS tetapi nama peserta didik belum muncul, operator tidak perlu langsung panik. Data tersebut bisa saja masih menunggu proses migrasi dari sistem.
Kondisi ini dapat terjadi pada siswa baru maupun siswa mutasi. Karena itu, jika nama siswa sama sekali belum terlihat, langkah yang disarankan adalah menunggu proses migrasi sebelum mencoba melakukan penarikan data berulang kali.
Dengan kata lain, jangan langsung gaskeun tarik data Dapodik jika data siswa dari EMIS memang belum tersedia.
Nama Siswa Sudah Muncul, Apa yang Harus Dilakukan?
Situasinya berbeda apabila nama siswa sudah muncul pada sistem. Dalam kondisi tersebut, operator dapat melanjutkan proses pendaftaran siswa.
Berdasarkan penjelasan dalam video, langkah yang perlu dilakukan antara lain:
Buka menu untuk menarik data siswa dari EMIS.
Cari nama peserta didik yang akan dimasukkan.
Centang nama siswa tersebut.
Klik opsi Daftarkan.
Perhatikan notifikasi yang muncul setelah proses selesai.
Pastikan proses menunjukkan keterangan sukses.
Jika muncul error API, jangan langsung mengulangi tarik data Dapodik.
Periksa terlebih dahulu menu Siswa Terdaftar.
Tahapan pengecekan tersebut menjadi bagian penting. Sebab, operator perlu memastikan bahwa siswa yang baru saja didaftarkan benar-benar sudah tercatat pada daftar siswa terdaftar.
Cek Menu Siswa Terdaftar Sebelum Tarik Dapodik
Nah, ini bagian yang cukup penting buat operator sekolah.
Setelah melakukan proses penambahan siswa dari EMIS, jangan buru-buru langsung membuka Dapodik untuk menarik data. Lebih baik lakukan pengecekan terlebih dahulu pada menu Siswa Terdaftar.
Jika nama peserta didik sudah muncul pada daftar tersebut, kemungkinan besar proses tarik data ke Dapodik dapat berjalan.
Sebaliknya, jika nama siswa belum muncul di menu Siswa Terdaftar, proses memasukkan data ke Dapodik kemungkinan belum berhasil. Meski begitu, kondisi tersebut tidak selalu mutlak karena masih ada kemungkinan data tetap masuk akibat proses sistem yang berjalan di belakang layar.
Karena itu, operator dapat melakukan penarikan ulang dari tahap sebelumnya dan kembali mengecek hasilnya.
Bagaimana Jika Muncul Error API?
Error API juga menjadi salah satu kendala yang disebut dalam penjelasan Ngapak Media.
Ketika proses pendaftaran siswa menghasilkan notifikasi error API, operator tidak perlu langsung menyimpulkan bahwa data siswa gagal secara permanen. Langkah pertama yang bisa dilakukan adalah memeriksa kembali daftar siswa terdaftar.
Jika nama siswa ternyata sudah muncul di sana, proses berikutnya dapat dilanjutkan dengan melakukan tarik data ke Dapodik.
Namun, apabila nama peserta didik tidak muncul, operator sebaiknya mengulangi proses penarikan dari EMIS. Kendala tersebut diduga berkaitan dengan sistem atau server yang belum berjalan secara sempurna.
Jangan Tarik Data Dapodik Terlalu Cepat
Kesalahan yang sering membuat operator kerepotan adalah langsung melakukan tarik data Dapodik setelah menambahkan siswa dari EMIS.
Padahal, menurut penjelasan dalam referensi, ada baiknya operator melakukan pemeriksaan terlebih dahulu.
Urutannya kurang lebih seperti ini:
EMIS → Tambahkan/Daftarkan Siswa → Cek Siswa Terdaftar → Tarik Data Dapodik.
Jika nama siswa sudah masuk ke Siswa Terdaftar, silakan lanjutkan proses tarik data. Setelah masuk ke Dapodik, biasanya masih mungkin muncul data invalid yang perlu operator selesaikan sesuai informasi pada aplikasi.
Jadi, jangan sampai baru menambahkan siswa kemudian langsung menarik data, tetapi ternyata proses sebelumnya belum selesai.
Bagaimana Jika Nama Siswa Sama Sekali Tidak Ada?
Apabila nama siswa dari EMIS tidak muncul sama sekali dalam sistem, operator perlu bersabar terlebih dahulu.
Kondisi tersebut kemungkinan menunjukkan bahwa data siswa masih menjalani proses migrasi. Apalagi jika migrasi data berlangsung secara bertahap, waktu kemunculan data setiap peserta didik bisa saja tidak bersamaan.
Operator dapat melakukan pengecekan kembali secara berkala. Jika setelah beberapa kali pengecekan nama siswa tetap belum muncul, barulah mengambil langkah lanjutan.
Solusi Terakhir, Koordinasi dengan Dinas
Jika berbagai tahapan sudah dilakukan tetapi siswa tetap tidak bisa masuk ke Dapodik, operator sekolah dapat berkoordinasi dengan dinas pendidikan setempat.
Dalam kasus tertentu, terdapat kemungkinan data peserta didik perlu mendapatkan bantuan mapping ke sekolah tujuan.
Hal tersebut terutama menjadi perhatian ketika siswa baru dari EMIS hendak masuk ke sekolah yang menggunakan Dapodik. Dalam kondisi seperti ini, koordinasi dengan pihak yang memiliki kewenangan dapat membantu memastikan data siswa terhubung dengan sekolah yang tepat.
Namun, mekanisme mapping maupun penanganan teknis tetap bergantung pada kebijakan dan kewenangan instansi terkait.
Kesimpulan
Masalah siswa dari EMIS yang tidak masuk ke Dapodik tidak selalu berarti data peserta didik hilang atau gagal secara permanen. Salah satu penyebab yang perlu diperhatikan adalah proses migrasi data yang berlangsung secara bertahap serta kemungkinan kendala pada sistem.
Operator sekolah sebaiknya tidak langsung melakukan tarik data Dapodik setelah menambahkan siswa. Cek terlebih dahulu apakah nama peserta didik sudah masuk ke menu Siswa Terdaftar.
Jika sudah muncul, proses tarik data ke Dapodik dapat dilanjutkan. Namun jika belum muncul, sebaiknya lakukan pengecekan dan penarikan ulang dari tahap sebelumnya.
Apabila nama siswa bahkan belum tersedia sama sekali, tunggu proses migrasi. Jika masalah tetap mentok meskipun sudah mencoba beberapa kali, koordinasikan dengan dinas terkait untuk mendapatkan bantuan lebih lanjut.
Dengan memahami alur tersebut, operator sekolah bisa menghindari proses tarik data berulang yang justru bikin capek, sekaligus mengetahui bagian mana yang perlu diperiksa ketika siswa dari EMIS belum berhasil masuk ke Dapodik.
