MediaNet.id, Depok – Cara melengkapi skor Arsip Digital (DMS) PPPK di MyASN BKN menjadi perhatian bagi pegawai yang ingin memastikan seluruh dokumen kepegawaiannya tercatat lengkap. Panduan yang dibagikan Rusdi Amawang 212 menunjukkan beberapa bagian yang perlu dicek.
Pada contoh awal, skor DMS masih berada di angka 55. Keterangan yang muncul adalah cukup lengkap.
Targetnya tentu berbeda. Pengguna ingin mengejar nilai 100 dengan keterangan sangat lengkap.
Cek Skor DMS di MyASN BKN
Proses dimulai dari layanan ASN Digital BKN. Pengguna terlebih dahulu melakukan login menggunakan akun masing-masing melalui: https://asndigital.bkn.go.id/
Setelah berhasil masuk, pilih logo BKN. Berikutnya pilih layanan Individu ASN.
Dari sana, pengguna dapat memilih MyASN. Setelah berhasil masuk, tampilan awal MyASN akan memperlihatkan sejumlah informasi kepegawaian.
Cari kolom DMS. Skor arsip digital dapat dilihat langsung pada bagian tersebut.
Jika sebelumnya sudah mengunggah dokumen, pengguna bisa melakukan sinkronisasi. Tombol sinkronisasi tersedia pada bagian atas tampilan.
Menariknya, skor bisa berubah setelah data diperbarui. Dalam contoh panduan, nilai awal 55 kemudian naik setelah beberapa dokumen dilengkapi.
Ada Arsip Utama dan Arsip Kondisional
Ketika kolom DMS diklik, pengguna akan melihat rincian arsip. Ada dua kelompok yang perlu diperhatikan.
Kelompok pertama adalah arsip utama. Kelompok kedua disebut arsip kondisional.
Arsip utama memiliki tujuh kategori. Isinya mencakup daftar riwayat hidup hingga data pendidikan.
Tidak semua dokumen harus diunggah ulang. Jika suatu kategori sudah mencapai 100 persen, pengguna cukup membiarkannya.
Fokuskan perhatian pada bagian yang masih menunjukkan angka 0 persen. Bagian berwarna merah juga perlu diperiksa.
Dalam contoh panduan, bagian diklat dan pendidikan masih belum lengkap. Data kontrak juga ikut menjadi bagian yang perlu diperhatikan.
Lengkapi Data Diklat
Bagian diklat menjadi salah satu contoh pengisian. Dalam beberapa kasus, data sudah muncul otomatis dari sistem.
Misalnya terdapat data diklat dengan tanggal 29 Juli 2025. Pengguna perlu mencocokkannya dengan sertifikat yang dimiliki.
Jika data tersebut memang sesuai, dokumen sertifikat bisa diunggah. Setelah dokumen masuk, statusnya akan menunggu validasi admin DMS.
Jika admin sudah melakukan validasi, persentasenya dapat berubah menjadi 100 persen. Namun, apabila data diklat masih kosong, pengguna dapat menambahkannya secara manual.
Cara Menambahkan Riwayat Diklat
- Masuk ke menu Update Data di MyASN.
- Pastikan unit verifikasi atau owner sudah sesuai.
- Pilih menu Riwayat Sertifikasi.
- Tekan tombol Tambah Data.
- Pilih jenis sertifikasi atau kursus.
- Isi seluruh kolom yang bertanda bintang.
- Masukkan nama kursus sesuai sertifikat.
- Isi instansi penyelenggara sesuai dokumen.
- Masukkan nomor sertifikat.
- Isi tanggal mulai dan selesai.
- Masukkan durasi pelatihan dalam angka.
- Unggah sertifikat dalam format PDF.
- Periksa dokumen menggunakan fitur pratinjau.
- Centang pernyataan dan kirim data.
Pada contoh yang diberikan, jenis kursus diarahkan pada pelatihan jarak jauh atau PJG. Ada pula contoh orientasi PPPK terkait moderasi beragama, pengenalan nilai, serta etika pada instansi pemerintah.
Klasifikasi kursus dapat dipilih sesuai sertifikat. Salah satu contoh yang digunakan adalah aparatur negara atau kepegawaian.
Nama kursus juga harus mengikuti sertifikat. Contohnya orientasi pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja, pengenalan nilai dan etika.
Instansi penyelenggara diisi sesuai pihak yang menerbitkan sertifikat. Nomor sertifikat pun perlu dicocokkan secara teliti.
Tanggal pelatihan dalam contoh berlangsung pada 8 hingga 12 September 2025. Durasi pelatihan tercatat 20 jam.
Untuk durasi, cukup masukkan angka. Jangan memasukkan satuan jam karena sistem dapat menolak penyimpanan.
Perhatikan File Sertifikat
Dokumen sertifikat yang diunggah harus berformat PDF. Ukuran maksimal yang disebutkan dalam panduan adalah 1 MB.
Dokumen juga harus jelas. Hindari file buram atau sulit dibaca.
Sebelum mengirim, pengguna dapat membuka fitur pratinjau. Cara ini membantu memastikan file yang dipilih sudah benar.
Jangan sampai sertifikat tertukar. Apalagi jika memiliki banyak dokumen dengan nama file yang mirip.
Setelah yakin, lanjutkan proses pengiriman. Data kemudian masuk ke tahap penyimpanan atau validasi sesuai status dokumen.
Unit Verifikasi Perlu Dicek
Jika pengguna hendak menambahkan data diklat, bagian unit verifikasi perlu diperhatikan. Pastikan informasi tersebut sudah terisi dengan benar.
Jika masih kosong, tekan ikon pensil. Kemudian pilih unit verifikasi yang sesuai dan simpan.
Langkah ini menjadi bagian dari persiapan sebelum melakukan pembaruan data. Jadi, jangan langsung masuk pengisian sertifikasi tanpa mengeceknya.
Dalam panduan tersebut, proses penambahan riwayat sertifikasi disebut tidak membutuhkan persetujuan admin kepegawaian setempat. Data dapat tersimpan melalui sistem.
Namun, status dokumen pada DMS tetap dapat menunjukkan proses validasi admin DMS. Pengguna perlu menunggu ketika dokumen masih berada pada tahap tersebut.
Kontrak dan Pendidikan Jangan Terlewat
Setelah diklat, bagian kontrak juga perlu dicek. Dokumen perjanjian kerja biasanya memiliki beberapa halaman.
Dalam contoh, kontrak kerja mencapai delapan halaman. Dokumen tersebut berkaitan dengan perjanjian kerja PPPK dengan pihak terkait.
Berikutnya ada bagian pendidikan. Data yang masih merah perlu dilengkapi menggunakan ijazah.
Pengguna bisa memasukkan ijazah sesuai jenjang pendidikan. Contohnya mulai dari SD hingga SLTA.
Jika memiliki pendidikan sarjana, ijazah tersebut juga dapat dimasukkan. Data ganda juga dapat muncul pada sistem.
Jika ada data yang memang berbeda dan keduanya sesuai dokumen, pengguna dapat menyesuaikannya. Setelah file ijazah diunggah, lakukan refresh untuk melihat perubahan status.
Jika status berubah menjadi tanda jam, artinya dokumen masih menunggu validasi. Pengguna kemudian bisa melanjutkan pengunggahan dokumen pendidikan lainnya.
Arsip Kondisional Tidak Semuanya Wajib
Bagian arsip kondisional memiliki tiga kategori. Tidak seluruh kategori mempunyai sifat wajib.
Organisasi bersifat opsional. Jika memiliki dokumen yang sesuai, pengguna dapat menambahkannya.
Penghargaan juga bersifat opsional. Jika memang memiliki penghargaan, dokumennya dapat dimasukkan ke sistem.
Sementara itu, SKP menjadi bagian yang wajib diperhatikan. Pengguna perlu mengecek tahun SKP yang masih kosong.
Dalam contoh, hanya terdapat SKP tahun 2025. Hal itu berkaitan dengan pengangkatan PPPK pada tahun tersebut.
Jadi, setiap pengguna perlu melihat kondisi datanya masing-masing. Jangan menyamakan seluruh dokumen dengan contoh orang lain.
Target Akhir Skor DMS 100
Setelah semua data dilengkapi, pengguna dapat kembali ke halaman DMS. Lakukan sinkronisasi atau muat ulang untuk melihat perubahan skor.
Dalam contoh panduan, skor sempat naik menjadi 62,5 setelah penambahan data. Angka tersebut belum langsung 100 karena masih ada dokumen yang menunggu validasi.
Bagian diklat, misalnya, masih berada di angka 50 persen. Ada satu data yang sudah masuk tetapi belum mendapatkan persetujuan.
Pengguna kemudian melengkapi dokumen lain. Setelah seluruh bagian selesai dan data mendapat persetujuan, persentase dapat meningkat.
Target akhirnya adalah seluruh kategori menunjukkan 100 persen. Keterangan DMS pun berubah menjadi sangat lengkap.
Usut punya usut, kunci pengisian DMS bukan sekadar mengejar angka. Pengguna perlu mencocokkan setiap data dengan dokumen asli.
Jangan asal unggah. Cek nama, nomor, tanggal, jenjang pendidikan, dan dokumen pendukung.
Bagi PPPK yang skor DMS-nya masih rendah, bagian berwarna merah bisa menjadi titik awal pemeriksaan. Kumaha, gampang pisan kalau datanya sudah disiapkan dari awal.
Panduan Cara Melengkapi Skor Arsip Digital (DMS) PPPK di MyASN BKN supaya nilainya 100 ini menunjukkan alur pengisian dari pengecekan skor hingga pelengkapan arsip. Tampilan layanan dapat berubah, sehingga pengguna tetap perlu mengikuti menu yang muncul pada akun MyASN masing-masing.
