Pembaruan sistem Aplikasi Data Pokok Pendidikan (Dapodik) versi 2027.b membawa sejumlah penyesuaian signifikan pada prosedur pengelolaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan (PTK). Salah satu perubahan utama terletak pada mekanisme penginputan guru baru serta proses mutasi PTK yang tidak lagi menggunakan menu penarikan langsung di SP Datadik seperti pada versi-versi sebelumnya.
Kondisi penyesuaian sistem ini sering kali memicu keraguan di kalangan Operator Sekolah (OPS) maupun para pendidik. Pemahaman yang utuh mengenai perbedaan kategori penginputan, persyaratan dokumen, hingga peran Dinas Pendidikan dan Yayasan menjadi kunci utama agar proses pendataan PTK berjalan dengan lancar tanpa terkendala validasi data.
Memahami Perbedaan Input Guru Baru dan Mutasi PTK
Sebelum menjalankan proses administratif di aplikasi, pemisahan kategori PTK harus dipahami secara mendasar. Kesalahan penentuan status diawal dapat menyebabkan penolakan berkas atau kemacetan proses sinkronisasi data.
Kategori Guru Baru
Kategori guru baru diperuntukkan bagi pendidik yang data kependidikannya belum pernah terekam atau terdaftar sama sekali di dalam basis data Dapodik. Kategori ini mencakup:
-
Lulusan baru (fresh graduate) perguruan tinggi yang baru pertama kali aktif mengajar.
-
Guru yang telah mengajar beberapa tahun namun lembaga sebelumnya belum pernah mendaftarkan yang bersangkutan ke dalam sistem Dapodik.
-
Guru yang sudah terekam di sistem aplikasi EMIS (Kementerian Agama), tetapi belum pernah memiliki rekam jejak di sistem Dapodik (Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah).
Kategori Mutasi PTK (Tarik Data Guru)
Kategori mutasi PTK berlaku bagi pendidik yang sudah memiliki rekam data aktif maupun historis di dalam sistem Dapodik dari sekolah asal. Proses ini merupakan pemindahan atau penarikan data PTK dari lembaga lama ke lembaga pendidikan yang baru.
Prosedur dan Alur Input PTK di Sekolah Negeri
Kebijakan pendataan PTK di sekolah negeri sepenuhnya berada di bawah kewenangan Dinas Pendidikan Kota/Kabupaten atau Provinsi sesuai dengan jenjang kewenangannya (TK, SD, SMP, SMA, dan SMK).
1. Alur Penginputan
Baik pengajuan guru baru maupun mutasi PTK untuk sekolah negeri tidak dapat dilakukan secara mandiri oleh Operator Sekolah melalui aplikasi Dapodik tingkat sekolah. Seluruh proses penginputan data dilakukan secara terpusat oleh Admin Dinas Pendidikan melalui sistem Ruang Sumber Daya Manusia (RSDM) pada portal resmi https://rsdm.gtk.kemendikdasmen.go.id/login.
Perlu dicatat bahwa untuk kategori guru baru di sekolah negeri, mayoritas pemerintah daerah menerapkan pembatasan atau penutupan penambahan PTK baru non-ASN, kecuali untuk proses mutasi PTK yang memang memenuhi kuota dan kebutuhan analisis beban kerja di sekolah tujuan.
2. Berkas Persyaratan Sekolah Negeri
Dokumen fisik maupun pemindaian (scan) yang umumnya wajib disiapkan oleh pendidik atau sekolah untuk diserahkan ke Dinas Pendidikan meliputi:
-
Kartu Tanda Penduduk (KTP) asli dan fotokopi.
-
Kartu Keluarga (KK).
-
Surat Keputusan (SK) Pengangkatan dari Dinas Pendidikan / Pemerintah Daerah.
-
Surat Keputusan (SK) Pembagian Tugas Mengajar dari Kepala Sekolah.
-
Ijazah pendidikan terakhir (fotokopi terlegalisasi).
-
Sertifikat Pendidik (Serdik), jika sudah memiliki sertifikasi profesi.
Prosedur dan Alur Input PTK di Sekolah Swasta
Penginputan PTK pada sekolah swasta (lembaga di bawah naungan yayasan) memiliki mekanisme mandiri yang melibatkan akun Verval PTK Yayasan sebelum diverifikasi oleh Dinas Pendidikan.
1. Alur Penginputan Guru Baru di Sekolah Swasta
Untuk mendaftarkan guru baru pada sekolah swasta, langkah-langkah yang wajib dilalui adalah:
-
Kepemilikan Akun Yayasan: Operator Yayasan harus memiliki akun SDM Data yang terdaftar aktif sebagai Operator Yayasan (OPY).
-
Penginputan di Verval PTK:
-
Akses laman Verval PTK menggunakan akun Yayasan.
-
Pilih menu PTK Baru -> Tambah PTK WNI.
-
Isikan identitas pribadi secara teliti sesuai dokumen kependudukan (Nama Lengkap, NIK, Tempat/Tanggal Lahir, Nama Ibu Kandung, Agama, Status Perkawinan, Alamat Domisili, serta Alamat Email Aktif milik guru yang bersangkutan).
-
Pada kolom Kepegawaian & Penugasan, pilih status kepegawaian (misalnya Guru Tetap Yayasan / GTY atau Guru Tidak Tetap / GTT), jenis PTK, jabatan/mata pelajaran yang diampu, serta sekolah tujuan di bawah naungan yayasan tersebut.
-
Unggah kelengkapan berkas berupa SK Pengangkatan dari Ketua Yayasan.
-
Simpan data pengajuan.
-
-
Persetujuan Dinas: Pengajuan yang telah dikirimkan melalui sistem Verval PTK Yayasan akan masuk ke dalam antrean verifikasi Admin Dinas Pendidikan.
-
Sinkronisasi Dapodik: Setelah status pengajuan di portal Verval PTK berubah menjadi Disetujui, Operator Sekolah menunggu estimasi waktu $1 \times 24$ jam lalu melakukan proses sinkronisasi pada aplikasi Dapodik 2027.b agar data PTK masuk ke dalam sistem sekolah.
2. Alur Mutasi PTK di Sekolah Swasta
Prosedur penarikan data guru mutasi yang masuk ke sekolah swasta dilakukan dengan mengajukan penarikan data ke Dinas Pendidikan membawa berkas kelengkapan, atau melalui login akun Yayasan pada portal RSDM jika fitur penarikan mandiri oleh yayasan telah dibuka secara penuh oleh pusat.
Prosedur Mutasi Keluar PTK dari Sekolah Asal
Sebelum sebuah sekolah dapat melakukan penarikan mutasi masuk terhadap seorang pendidik, sekolah asal wajib merapikan rekam data dan mengeluarkan PTK tersebut dari sistem Dapodik lembaga asal.
Langkah-Langkah Mengeluarkannya di Dapodik
-
Pembersihan Pembelajaran dan Tugas Tambahan: Operator Sekolah asal wajib menghapus seluruh jam mengajar guru tersebut pada menu Pembelajaran di seluruh rombongan belajar (rombel).
-
Pencabutan Tugas Tambahan: Hapus seluruh tugas tambahan yang melekat pada guru tersebut (seperti Wali Kelas, Kepala Perpustakaan, atau Wakil Kepala Sekolah).
-
Penginputan Tanggal Keluar:
-
Buka aplikasi Dapodik, masuk ke menu GTK -> pilih Guru atau Tendik.
-
Klik nama PTK yang bersangkutan, kemudian pilih tombol Penugasan.
-
Pada kolom riwayat penugasan, pilih opsi Keluar karena Mutasi.
-
Isikan Tanggal Keluar sesuai dengan TMT surat pengunduran diri atau surat lepas.
-
Klik Simpan dan Tutup.
-
-
Sinkronisasi: Lakukan sinkronisasi aplikasi Dapodik sekolah asal agar status keluarnya PTK tersebut terbarui di server pusat.
Persyaratan Berkas Lengkap untuk Proses Mutasi PTK
Guna memastikan permohonan mutasi PTK disetujui oleh Dinas Pendidikan tanpa hambatan administratif, berkas-berkas berikut harus disiapkan secara rinci:
| No | Nama Dokumen / Berkas Persyaratan | Keterangan / Sifat Dokumen |
| 1 | Surat Permohonan Mutasi | Ditujukan kepada Kepala Dinas Pendidikan (ditandatangani perorangan oleh PTK) |
| 2 | Surat Bersedia Melepas | Asli dari Kepala Sekolah asal |
| 3 | Surat Bersedia Menerima | Asli dari Kepala Sekolah tujuan |
| 4 | SK Pengangkatan Terakhir | Fotokopi SK Yayasan / SK Dinas / SK Kepala Sekolah |
| 5 | SK Pembagian Tugas Mengajar (SKPBM) | Fotokopi SKPBM terbaru dari sekolah asal dan sekolah tujuan |
| 6 | Peta Jabatan / Bezzeting | Dokumen analisis kebutuhan guru dari sekolah tujuan |
| 7 | Ijazah Pendidikan Terakhir | Fotokopi ijazah S-1/D-IV terlegalisasi |
| 8 | Sertifikat Pendidik (Serdik) | Fotokopi (jika sudah memiliki sertifikasi) |
| 9 | SK Operasional Sekolah | Fotokopi SK Izin Operasional Sekolah tujuan |
Solusi Kendala dan Masalah Umum Penambahan PTK
Dalam praktik di lapangan, proses penginputan maupun mutasi PTK pada Dapodik 2027.b sering kali mendapati sejumlah kendala teknis. Berikut adalah analisis penyebab dan penanganan langkah solusinya:
1. Masalah Invalid Jabatan dan Pilihan Hanya “Tendik”
-
Sebab: Ketika memasukkan PTK baru di Verval PTK atau RSDM, pilihan jabatan guru tidak muncul dan sistem secara otomatis mengunci posisi sebagai Tenaga Kependidikan (Tendik). Hal ini terjadi karena sistem belum mendeteksi kualifikasi pendidikan S-1/D-IV yang terverifikasi pada pangkalan data pendidikan tinggi.
-
Solusi Tahapan:
-
Daftarkan dan masukkan dahulu PTK tersebut dengan jenis PTK sebagai Tendik agar data berhasil masuk ke Dapodik dan tidak menghambat sinkronisasi awal.
-
Instruksikan PTK untuk melakukan Verval Ijazah melalui portal Info GTK hingga status ijazah S-1 terverifikasi valid.
-
Setelah Verval Ijazah berhasil disetujui, laporkan ke Dinas Pendidikan agar Admin Dinas menguraikan dan mengubah jabatan PTK tersebut dari Tendik menjadi Guru Mata Pelajaran/Guru Kelas sesuai linearlitas ijazah dan kuota sekolah.
-
2. Kebutuhan / Kuota Mapel di RSDM Terbaca Penuh (Minus)
-
Sebab: Sistem RSDM menghitung rasio jumlah siswa, rombongan belajar, dan jam mengajar yang tersedia di sekolah tujuan. Jika kuota analisis kebutuhan guru terdeteksi penuh, penambahan penugasan baru akan ditolak sistem.
-
Solusi: Operator Sekolah harus mengecek ulang susunan rombel dan jam mengajar pada Dapodik. Jika kebutuhan di lapangan memang nyata (misalnya ada mata pelajaran khusus seperti Bahasa Daerah atau BK), ajukan penyesuaian peta jabatan dan konsultasi langsung ke bidang Ketenagaan Dinas Pendidikan.
3. Sekolah Tujuan Tidak Muncul Saat Input Verval Yayasan
-
Sebab: Pemilihan jenis PTK atau jabatan yang tidak sesuai dengan jenjang sekolah di bawah naungan yayasan.
-
Solusi: Pastikan jenis jabatan yang dipilih selaras dengan jenjang lembaga. Sebagai contoh, jabatan “Guru Kelas” hanya akan memunculkan pilihan sekolah jenjang SD/TK, sedangkan pilihan “Guru Mata Pelajaran Spesifik” (seperti IPA atau Seni Budaya) hanya memunculkan jenjang SMP/SMA.
4. PTK Sudah Disetujui Tetapi Belum Masuk Saat Sinkronisasi
-
Sebab: Terdapat jeda caching lalu lintas data antara server Verval PTK, RSDM, dan server utama Dapodik pusat.
-
Solusi: Berikan tenggat waktu jeda minimal $1 \times 24$ jam setelah status Verval PTK berstatus Disetujui. Lakukan Tarik Data terlebih dahulu pada aplikasi Dapodik sebelum menjalankan proses Sinkronisasi.
Kesimpulan
Prosedur penambahan dan mutasi PTK pada Dapodik versi 2027.b menuntut kedisiplinan alur administrasi serta pemenuhan validasi data kependudukan dan kualifikasi pendidikan. Kunci utama kelancaran proses ini terletak pada identifikasi awal status PTK (Guru Baru atau Mutasi), kelengkapan dokumen pendukung untuk Dinas Pendidikan, serta koordinasi aktif antara Operator Sekolah, Operator Yayasan, dan Admin Dinas Pendidikan. Apabila ditemukan kendala teknis seperti invalid jabatan, penanganan bertahap mulai dari pendaftaran Tendik, Verval Ijazah, hingga penyesuaian jabatan di dinas merupakan jalur resmi yang perlu ditempuh.
FAQ (Pertanyaan Umum)
Q1: Apakah guru yang berpindah dari sekolah di bawah Kemenag (EMIS) ke Dapodik dianggap sebagai mutasi PTK?
A: Tidak. Walaupun pendidik telah mengajar lama di lembaga di bawah Kemenag dan terdaftar di EMIS, jika data yang bersangkutan belum pernah terekam di basis data Dapodik (Kemendikdasmen), maka proses penginputannya tetap masuk dalam kategori Guru Baru, bukan mutasi PTK.
Q2: Apakah Operator Sekolah swasta bisa melakukan penarikan guru mutasi secara mandiri langsung di Dapodik?
A: Tidak bisa. Pada Dapodik versi 2027.b, menu penarikan PTK mandiri di SP Datadik telah dinonaktifkan. Seluruh penarikan data mutasi dilakukan secara terpusat oleh Admin Dinas Pendidikan atau melalui akses portal RSDM dengan akun Yayasan jika akses fitur regional telah dibuka.
Q3: Bagaimana jika akun Verval PTK Yayasan tidak memiliki menu “PTK Baru”?
A: Pastikan akun yang digunakan untuk login benar-benar merupakan akun SDM Data dengan kewenangan registrasi sebagai Operator Yayasan (OPY), bukan akun Operator Sekolah (OPS). Jika akun sudah benar namun menu belum muncul, lakukan koordinasi dengan Admin SDM Data Dinas Pendidikan setempat untuk pembaruan peranan (role) akun yayasan.
