Kesalahan input data riwayat kepegawaian pada portal MyASN BKN sering kali berdampak pada nilai Document Management System (DMS) seorang Aparatur Sipil Negara (ASN). Dokumen yang tidak sesuai, data ganda, atau unggahan berkas yang keliru dapat membuat status kelengkapan data menjadi belum valid.
Untuk menjaga akurasi data kepegawaian, BKN menyediakan fitur pembaruan mandiri. Kendati demikian, mekanisme penanganan data salah pada riwayat jabatan dan riwayat angka kredit (PAK) memiliki prosedur yang berbeda. Berikut langkah-langkah mengecek dan menyelesaikan permasalahan data tersebut secara tepat.
Pengecekan Data Jabatan dan PAK pada DMS MyASN
Sebelum melakukan koreksi atau penghapusan, langkah pertama adalah mengidentifikasi bagian data mana yang bermasalah.
-
Akses portal MyASN BKN melalui peramban web dan lakukan login menggunakan akun ASN Anda.
-
Pilih menu Layanan Individu ASN, kemudian buka opsi MyASN.
-
Masuk ke halaman Data DMS. Di halaman ini, terdapat dua kategori utama penyimpanan berkas:
-
Arsip Utama: Digunakan untuk memeriksa riwayat jabatan. Cek kembali seluruh daftar jabatan yang tertera.
-
Arsip Kondisional: Digunakan untuk mengecek berkas Angka Kredit (PAK).
-
-
Periksa kesesuaian dokumen. Jika ditemukan data yang salah, dokumen tidak terbaca, atau riwayat yang tidak relevan, tandai bagian tersebut untuk diperbaiki.
Memastikan Unit Verifikator/Owner Verifikasi
Sebelum mengajukan perubahan data, pastikan pengaturan verifikator pada akun Anda sudah terhubung ke instansi yang berwenang.
-
Buka menu Update Data di bagian atas tampilan MyASN.
-
Periksa informasi Unit Verifikator atau Owner Verifikasi.
-
Jika kolom ini masih kosong atau terjadi perubahan unit kerja, klik Ikon Pensil (Ubah) untuk memperbarui unit verifikator sesuai dengan struktur kewenangan di instansi daerah masing-masing.
Cara Menghapus Riwayat Jabatan yang Salah
Sistem MyASN menyediakan fitur pengajuan hapus mandiri khusus untuk riwayat jabatan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
-
Buka menu Update Data, lalu pilih Riwayat Jabatan.
-
Cari baris data riwayat jabatan yang hendak dihapus atau disesuaikan.
-
Klik tombol Titik Tiga di samping data yang bersangkutan.
-
Pilih opsi Hapus (atau Ubah jika hanya ingin memperbarui dokumen).
-
Konfirmasikan tindakan penghapusan ketika sistem meminta persetujuan.
-
Sistem akan menampilkan notifikasi bahwa pengajuan hapus membutuhkan persetujuan (approval).
Penghapusan riwayat jabatan tidak langsung hilang secara otomatis seketika tombol diklik. Proses ini memerlukan verifikasi dari Admin SI-ASN Kepegawaian di instansi/daerah masing-masing. Disarankan untuk segera berkoordinasi dengan pengelola kepegawaian setempat agar permohonan hapus data segera diproses.
Cara Mengatasi Kesalahan Riwayat Angka Kredit (PAK)
Berbeda dengan riwayat jabatan, pada menu Riwayat Angka Kredit (PAK) di MyASN saat ini tidak tersedia tombol pilihan hapus atau ubah secara mandiri.
Jika terjadi kesalahan input atau dokumen PAK yang diunggah tidak sesuai, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:
-
Catat nomor dokumen atau rincian PAK yang mengalami kesalahan.
-
Hubungi langsung Admin SI-ASN Kepegawaian / BKD / BKPSDM di instansi daerah Anda.
-
Ajukan permohonan pembatalan atau penghapusan PAK tersebut melalui kewenangan admin instansi.
-
Pastikan Anda menyampaikan rincian dokumen dengan jelas agar admin tidak salah menghapus berkas PAK yang sudah benar.
Sinkronisasi Ulang untuk Meningkatkan Nilai DMS
Setelah Admin Kepegawaian menyetujui penghapusan riwayat jabatan atau menghapus data PAK yang keliru, status DMS Anda perlu diperbarui.
-
Kembali ke halaman utama MyASN BKN.
-
Klik tombol Sinkronisasi Ulang yang berada di bagian atas halaman.
-
Sistem akan memuat ulang kalkulasi kelengkapan data. Jika data yang salah telah berhasil dibersihkan, nilai persentase DMS Anda akan menyesuaikan secara otomatis.
Kesimpulan
Penanganan data salah di MyASN BKN terbagi menjadi dua jalur. Riwayat jabatan dapat diajukan hapus secara mandiri melalui menu Update Data menggunakan tombol opsi titik tiga, yang kemudian menunggu persetujuan admin. Sementara itu, penghapusan riwayat Angka Kredit (PAK) sepenuhnya memerlukan bantuan Admin SI-ASN Kepegawaian instansi karena ketersediaan fitur hapus mandiri belum ada pada menu tersebut. Lakukan sinkronisasi ulang setelah proses verifikasi selesai untuk memastikan pembaruan data DMS berjalan sempurna.
