Proses pembaruan dan registrasi siswa di EMIS 4.0 menuju Verval PD (Verifikasi dan Validasi Peserta Didik) sering kali menghadapi berbagai kendala teknis. Salah satu masalah yang cukup membingungkan operator madrasah adalah munculnya notifikasi peringatan saat mengeklik tombol registrasi:
“Siswa sudah aktif/terdaftar di sekolah lain di sistem SPL — kemungkinan baru saja diproses operator lain. Silakan cari ulang data siswa.”
Peringatan ini menandakan bahwa data NISN atau identitas siswa yang bersangkutan masih tercatat aktif di pangkalan data lembaga/sekolah lain (baik di pangkalan Dapodik Kemendikbudristek maupun EMIS Kemenag). Akibatnya, sistem memblokir proses klaim data oleh madrasah Anda untuk mencegah ganda data.
Untuk mengatasi permasalahan data “nyangkut” ini, operator tidak perlu melakukan manipulasi data. Penyelesaian dapat dilakukan melalui jalur resmi pengeluaran siswa di Verval PD.
Mengapa Data Siswa Bisa Terdaftar di Sekolah Lain?
Sebelum masuk ke teknis penyelesaian, penting untuk memahami faktor penyebab data siswa masih terikat di lembaga lain:
-
Siswa Mutasi/Pindahan Belum Dikeluarkan: Sekolah asal belum memproses pengeluaran siswa dari sistem Dapodik/EMIS lama secara tuntas.
-
Siswa Alumni yang Belum Lulus Sistem: Siswa jenjang TK/RA atau SMP/MTs sudah tamat, namun status di pangkalan data pusat belum diperbarui menjadi “Lulus”.
-
Klaim Ganda Operator: Adanya dua lembaga berbeda yang menginput NIK atau NISN siswa yang sama dalam waktu berdekatan.
Langkah-Langkah Mengatasi Siswa Terdaftar di Sekolah Lain
Berikut adalah panduan step-by-step untuk melacak lokasi data siswa dan mengajukan pengeluaran data secara mandiri melalui portal Verval PD.
Langkah 1: Cek Posisi Siswa dan Ambil NPSN Sekolah Asal
Langkah pertama adalah mengetahui secara pasti di mana data siswa tersebut saat ini terdaftar.
-
Buka laman resmi pencarian NISN di:
https://nisn.data.kemendikdasmen.go.id -
Masukkan NISN dan Nama Ibu Kandung siswa, lalu klik Cari Data.
-
Sistem akan menampilkan identitas siswa beserta Nama Satuan Pendidikan tempat siswa tersebut terdaftar aktif.
-
Salin (copy) nama sekolah/madrasah tersebut. Karena nomor NPSN biasanya tidak ditampilkan langsung di laman rincian NISN, lakukan pencarian nama sekolah tersebut di Google atau referensi data Kemendikbud/Kemenag untuk mendapatkan 8 digit Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) milik sekolah asal tersebut.
Langkah 2: Mengajukan Pengeluaran Siswa di Verval PD
Setelah mengantongi NPSN sekolah tempat siswa “nyangkut”, proses pengeluaran data dapat diajukan melalui akun Verval PD madrasah Anda.
-
Buka portal Verval PD (
https://vervalpd.data.kemendikdasmen.go.id) dan lakukan login menggunakan akun registrasi lembaga. -
Pada bilah menu di sebelah kiri, pilih menu Pengeluaran Siswa, kemudian klik opsi Aktif.
-
Isikan formulir pencarian data dengan rincian:
-
NPSN: Masukkan NPSN sekolah asal (bukan NPSN madrasah Anda).
-
NISN: Masukkan NISN siswa yang bersangkutan.
-
Nama Lengkap: Ketik nama siswa sesuai dokumen resmi.
-
Tanggal Lahir: Masukkan tanggal lahir siswa.
-
-
Klik tombol Pencarian. Jika data sesuai, sistem akan menampilkan rincian data siswa di sekolah lama tersebut.
-
Pada kolom Jenis Keluar, pilih alasan Mutasi.
-
Unggah dokumen pendukung berupa Surat Keterangan Pindah/Diterima dari madrasah Anda atau Surat Keterangan Keluar dari sekolah asal dalam format yang ditentukan (PDF/JPG).
-
Klik Ajukan Pengeluaran Data.
Langkah 3: Verifikasi dan Pemantauan Berkala
Pengajuan pengeluaran data siswa dari sekolah lain yang dilakukan melalui menu Verval PD akan terkirim ke sistem pusat/admin wilayah untuk diverifikasi.
-
Proses Persetujuan: Pengajuan ini akan ditinjau oleh tim teknis data pusat atau Admin Kemenag/Dinas Pendidikan setempat. Di beberapa wilayah, koordinasi atau konfirmasi ke Admin Kabupaten/Kota tetap disarankan agar proses persetujuan (acc) bisa dipercepat.
-
Pengecekan Berkala: Pengeluaran data tidak berdampak secara real-time pada sistem EMIS 4.0. Setelah pengajuan di Verval PD disetujui (berstatus centang hijau/acc), tunggu beberapa waktu (biasanya $1 \times 24$ jam hingga $2 \times 24$ jam).
-
Coba Registrasi Ulang: Setelah status pengeluaran di Verval PD bersih, kembali ke menu Daftar Siswa di EMIS 4.0, lalu klik tombol Aksi $\rightarrow$ Registrasi. Notifikasi eror SPL tidak akan muncul lagi dan data siswa akan berhasil terhubung.
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan
-
Kelengkapan Dokumen: Pastikan Surat Keterangan Pindah atau Surat Diterima yang diunggah terbaca dengan jelas. Unggahan dokumen yang buram dapat menyebabkan pengajuan ditolak oleh tim verifikator.
-
Sekolah Asal Tidak Merespons: Metode pengeluaran data secara mandiri lewat Verval PD ini merupakan solusi utama apabila sekolah asal sulit dihubungi, sudah tidak aktif, atau lambat dalam mengeluarkan siswa dari sistem mereka.
-
Penyelarasan Data Kependudukan: Pastikan Nama, NIK, dan Tanggal Lahir siswa yang dimasukkan di Verval PD persis sama dengan data di Dukcapil agar pencarian sistem tidak mengalami kegagalan.
Kesimpulan
Notifikasi “Siswa terdaftar di sekolah lain” pada EMIS 4.0 terjadi karena rekam jejak NISN siswa masih aktif di pangkalan data lembaga lama. Masalah ini dapat diselesaikan dengan mencari NPSN sekolah asal via portal NISN, lalu mengajukan fitur pengeluaran siswa aktif melalui akun Verval PD madrasah disertai bukti surat pindah. Setelah pengajuan disetujui oleh sistem/admin, proses registrasi di EMIS 4.0 dapat dilanjutkan hingga berhasil.
FAQ
Apakah pengeluaran siswa di Verval PD langsung berhasil seketika?
Tidak. Pengajuan pengeluaran membutuhkan proses verifikasi dan persetujuan dari sistem/admin pusat serta antrean migrasi antar-server. Operator disarankan melakukan pengecekan secara berkala.
Bagaimana jika NPSN sekolah asal tidak ditemukan di pencarian?
Jika nama sekolah muncul di cek NISN namun NPSN sulit ditemukan, Anda dapat mencari referensi kode sekolah tersebut melalui direktori resmi Kemendikbudristek (Referensi Data Pendidikan) atau portal EMIS Kemenag.
Apakah perlu menghubungi operator sekolah asal?
Mengakses Verval PD via pengeluaran mandiri ditujukan untuk mengatasi kendala ketika sekolah asal lambat memproses. Namun, jika komunikasi memungkinkan, meminta sekolah asal mengeluarkan siswa langsung dari Dapodik/EMIS mereka tetap merupakan jalur koordinasi yang paling ideal.
