Pembaruan pada pengelolaan data sarana dan prasarana (sarpras) sekolah di aplikasi Data Pokok Pendidikan (Dapodik) 2027 membawa perubahan mekanis yang cukup signifikan bagi para operator sekolah. Berbeda dengan mekanisme pada versi-versi aplikasi terdahulu, entri atau penambahan ruang baru kini tidak lagi dilakukan secara langsung melalui tombol “Tambah” di dalam aplikasi Dapodik lokal.
Sistem pengelolaan sarpras pada Dapodik 2027 menerapkan alur penginputan tersentralisasi melalui portal Manajemen SP Datadik. Perubahan prosedur ini bertujuan untuk meningkatkan validasi data fisik sekolah, sehingga setiap penambahan ruang maupun bangunan harus melalui proses verifikasi dan persetujuan oleh Dinas Pendidikan serta Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (BPMP) setempat sebelum datanya masuk ke dalam aplikasi Dapodik lokal.
Berikut adalah uraian lengkap mengenai alur kerja, persyaratan dokumen, hingga langkah-langkah praktis penambahan data ruang baru di Dapodik 2027 yang perlu dipahami oleh pihak sekolah dan operator.
Memahami Konsep Perbedaan Bangunan dan Ruang di Dapodik 2027
Sebelum melangkah ke proses pengajuan di portal SP Datadik, operator sekolah harus dapat membedakan antara konsep bangunan dan konsep ruang. Kesalahan dalam memetakan ruang ke dalam bangunan dapat menyebabkan data sarpras tidak valid atau ditolak saat verifikasi.
-
Bangunan (Gedung): Merupakan wujud fisik struktur bangunan atau fondasi yang berdiri di area sekolah. Satu unit bangunan dapat menampung satu atau beberapa ruangan sekaligus.
-
Ruang: Merupakan bagian interior atau unit ruangan yang berada di dalam suatu bangunan, seperti ruang teori/kelas, ruang perpustakaan, ruang guru, musala, atau laboratorium.
Perbedaan Alur Pengajuan Berdasarkan Kondisi Bangunan
Prosedur pengajuan ruang baru di SP Datadik terbagi menjadi dua skenario utama berdasarkan ketersediaan fisik bangunannya:
-
Skenario 1: Ruang Baru Berada di Bangunan yang Sudah Ada
-
Kondisi: Ruang yang ingin ditambahkan (misalnya ruang perpustakaan atau ruang kelas baru) terletak di dalam unit gedung/bangunan yang sudah terdaftar sebelumnya di sistem Dapodik.
-
Alur: Operator dapat langsung mengajukan penambahan ruang baru dan mengaitkannya ke ID/nama bangunan yang sudah terdaftar.
-
-
Skenario 2: Ruang Baru Berada di Bangunan Terpisah (Bangunan Baru)
-
Kondisi: Ruang baru berdiri secara mandiri di luar unit gedung yang ada (misalnya pembangunan gedung perpustakaan baru secara terpisah).
-
Alur: Sekolah harus mengajukan penambahan bangunan baru terlebih dahulu. Setelah pengajuan bangunan tersebut disetujui oleh pihak Dinas Pendidikan dan BPMP, barulah sekolah dapat mengajukan penambahan ruang baru dan memasukkannya ke dalam bangunan baru yang telah disetujui tersebut.
-
Syarat Dokumen untuk Pengajuan Ruang Baru
Proses verifikasi data sarpras membutuhkan bukti fisik dan legalitas administrasi. Saat mengajukan data ruang baru di portal SP Datadik, sistem meminta unggahan berkas pendukung dalam format PDF dengan ukuran berkas maksimal 2 MB per dokumen.
Dokumen yang wajib dipersiapkan meliputi:
-
Foto Bangunan Physical / Ruangan: Foto yang memperlihatkan kondisi fisik luar dan dalam dari ruangan atau bangunan yang diajukan secara jelas.
-
Surat Keterangan BPKAD / Kepemilikan Aset:
-
Untuk Sekolah Negeri: Surat Keterangan dari Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) atau Surat Keterangan dari Dinas Pendidikan setempat terkait penataan/pencatatan aset gedung.
-
Untuk Sekolah Swasta: Surat Keterangan kepemilikan aset atau izin penggunaan sarpras yang diterbitkan oleh pihak Yayasan pengelola sekolah.
-
Langkah-Langkah Mengajukan Ruang Baru Lewat SP Datadik
Seluruh proses input data awal dilakukan menggunakan hak akses Kepala Sekolah. Pastikan akun Kepala Sekolah telah terdaftar dan aktif di sistem Dapodik.
1. Akses dan Login Portal SP Datadik
-
Buka peramban (browser) dan akses halaman resmi SP Datadik (dapat diakses melalui tautan di halaman beranda/manajemen Dapodik) atau melalaui: https://sp.datadik.kemendikdasmen.go.id/
-
Pilih menu Login dan masuk menggunakan email serta kata sandi akun Kepala Sekolah yang terdaftar di aplikasi Dapodik.
-
Masukkan Kode OTP / Kode Registrasi PTK milik Kepala Sekolah untuk memverifikasi autentikasi masuk.
-
Tips Tampilan: Jika menu navigasi utama atau tombol pengajuan tidak terlihat secara utuh, atur tingkat perbesaran (zoom) peramban menjadi 90%.
2. Membuka Menu Pengajuan Data Ruang
-
Setelah masuk ke halaman dasbor utama, buka menu Pengajuan di bilah navigasi.
-
Pilih opsi Pengajuan Baru, lalu pilih kategori Pengajuan Data Ruang.
-
Catatan Penting: Setiap pengajuan data sebelumnya harus sudah diproses atau disetujui oleh pihak Dinas Pendidikan sebelum sekolah membuat draf pengajuan baru.
3. Mengisi Formulir Rincian Ruang Baru
-
Klik tombol Ajukan Tambah Ruang (lakukan penyegaran/refresh halaman jika pilihan menu belum langsung muncul).
-
Pilih Jenis Ruang yang akan ditambahkan, misalnya Ruang Teori/Kelas atau Ruang Perpustakaan.
-
Tentukan Bangunan tempat ruang tersebut berada (pilih unit bangunan 1, 2, 3, dan seterusnya yang sesuai).
-
Lengkapi rincian data teknis ruangan:
-
Kode Ruang: Diisi sesuai penomoran internal sekolah (contoh:
001,R-02). -
Nama Ruang: Diisi nama spesifik (contoh:
Ruang Perpustakaan Utama). -
Nomor Registrasi & Jumlah Bangunan: Diisi sesuai register pencatatan sekolah.
-
Posis Lantai: Diisi posisi lantai ruangan berada (contoh: lantai
1). -
Ukuran Dimensi: Masukkan nilai Panjang dan Lebar ruangan dalam satuan meter (sistem akan mengalkulasi luas area secara otomatis, misal 7m x 8m = 56 m²).
-
Kapasitas: Masukkan perkiraan daya tampung siswa/pengguna.
-
Bobot Kerusakan: Untuk pengajuan ruang kondisi baru atau baik, isi angka kerusakan dengan nilai
0.
-
-
Klik Simpan. Jika muncul notifikasi pesan tertentu, klik ulang tombol simpan hingga sistem mengonfirmasi data berhasil tersimpan.
4. Mengunggah Dokumen Persyaratan
-
Setelah data rincian ruang tersimpan, klik menu Detail lalu masuk ke opsi Ruang.
-
Pilih opsi Tambah Dokumen untuk melampirkan berkas permohonan.
-
Pilih jenis dokumen pertama: Surat BPKAD (atau Surat Keterangan Yayasan), unggah berkas PDF berukuran maksimal 2 MB, lalu simpan.
-
Pilih jenis dokumen kedua: Foto Bangunan, unggah berkas PDF berukuran maksimal 2 MB, lalu simpan.
-
Pastikan kedua jenis dokumen tersebut telah terdaftar dengan benar di tabel lampiran pengajuan.
5. Mengirimkan Pengajuan dan Tarik Data
-
Periksa kembali seluruh rincian dan kelengkapan dokumen yang telah diunggah.
-
Klik tombol Kirim Pengajuan agar data diteruskan ke antrean verifikasi Dinas Pendidikan dan BPMP.
-
Pantau status persetujuan secara berkala di portal SP Datadik.
-
Setelah pengajuan dinyatakan Disetujui oleh dinas terkait, buka aplikasi Dapodik lokal di sekolah, lalu lakukan proses Tarik Data agar rincian ruang baru tersinkronisasi dan masuk ke dalam sistem sarpras sekolah.
Hal yang Perlu Diperhatikan dan Solusi Kendala Sarpras
Proses penambahan dan pembaruan data sarpras sering kali beririsan dengan kendala administratif maupun teknis di lapangan. Berikut adalah beberapa hal penting yang perlu dicermati:
-
Mekanisme Penambahan Bangunan Terpisah: Jika ruang berada di bangunan baru yang belum tercatat, jangan memaksakan memilih bangunan yang salah. Klik menu Ajukan Bangunan Baru terlebih dahulu, isi rincian identitas bangunan, lalu tunggu validasi dari dinas. Setelah bangunan baru terbit di sistem, barulah entri ruang baru dilakukan.
-
Penanganan Warning Sarpras: Peringatan (warning) terkait kondisi ruang atau sarpras di aplikasi Dapodik lokal biasanya muncul akibat adanya data ruang yang belum terisi lengkap atau belum terhubung dengan unit bangunan secara sinkron. Pengajuan perbaikan data melalui SP Datadik dapat menyelesaikan isu warning tersebut.
-
Proses Persetujuan Dinas yang Lama: Seluruh alur perubahan, baik penambahan ruang, penambahan bangunan, maupun perubahan nama ruangan, membutuhkan waktu verifikasi manual oleh petugas dinas setempat. Apabila pengajuan belum mengalami perubahan status dalam kurun waktu yang lama, sekolah disarankan untuk melakukan konfirmasi langsung ke Seksi Sarpras Dinas Pendidikan setempat.
-
Penyelesaian Isu Akun PTK/Kepala Sekolah: Proses pengajuan di SP Datadik bergantung penuh pada status keaktifan akun Kepala Sekolah. Jika akun mengalami kendala autentikasi atau status belum terverifikasi di Dapodik lokal, lakukan pembaruan kata sandi di SP Datadik, kemudian lakukan penarikan data. Apabila status silang merah tetap bertahan, koordinasi dengan admin SIMPKB/Dapodik Dinas Pendidikan diperlukan untuk sinkronisasi ulang akun.
Kesimpulan
Penginputan ruang baru pada Dapodik 2027 kini tidak lagi dilakukan langsung di aplikasi desktop lokal, melainkan wajib melalui prosedur pengajuan terpusat di portal SP Datadik menggunakan akun Kepala Sekolah. Keberhasilan proses pengajuan ini sangat ditentukan oleh ketepatan penentuan unit bangunan (apakah berada di gedung lama atau butuh pengajuan gedung baru) serta kelengkapan dokumen pendukung berupa foto bangunan dan surat keterangan BPKAD/Yayasan. Setelah pengajuan disetujui oleh Dinas Pendidikan dan BPMP, sekolah cukup melakukan proses tarik data pada aplikasi Dapodik lokal untuk memperbarui data sarpras sekolah.
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
1. Siapa yang menerbitkan Surat BPKAD untuk pengajuan data ruang baru?
Untuk sekolah negeri, Surat Keterangan BPKAD atau penetapan status aset dikeluarkan oleh Dinas Pendidikan atau Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah pemerintah daerah setempat. Sedangkan untuk sekolah swasta, dokumen ini dapat digantikan dengan Surat Keterangan kepemilikan aset yang diterbitkan oleh Pengurus Yayasan.
2. Mengapa pilihan menu tambah ruang atau bangunan tidak muncul saat login di SP Datadik?
Kendala ini umumnya disebabkan oleh masalah tampilan antarmuka peramban (browser). Cobalah untuk menurunkan tingkat perbesaran (zoom) tampilan layar menjadi 90% atau 80%. Pastikan pula Anda telah masuk menggunakan akun Kepala Sekolah yang terdaftar aktif, bukan akun PTK biasa atau akun operator.
3. Bagaimana jika ukuran luas ruangan yang diajukan salah dan ingin diperbaiki?
Apabila terdapat kesalahan ukuran dimensi panjang dan lebar ruangan, Anda tidak perlu menghapus ruang tersebut. Gunakan fitur pengajuan Perbaikan Data Ruang pada portal SP Datadik, masukkan ukuran dimensi yang benar, lalu kirimkan kembali pengajuan tersebut ke Dinas Pendidikan untuk diverifikasi.
