MediaNet.id, Depok – Perubahan jumlah siswa di rombongan belajar perlu segera disesuaikan ketika ada siswa mutasi masuk atau keluar. Kondisi ini juga membuat data pada EMIS GTK perlu diperbarui agar jumlah siswa di rombel tetap sesuai.
Persoalan seperti ini cukup sering bikin operator madrasah garuk kepala. Apalagi ketika menu penarikan data dari EMIS tiba-tiba tidak aktif.
Siswa Mutasi Masuk Harus Masuk Rombel
Dalam tutorial yang beredar, kasus bermula dari adanya seorang siswa mutasi masuk. Siswa tersebut sudah tercatat sebagai siswa, tetapi belum masuk ke rombongan belajar.
Langkah awal dilakukan dengan memasukkan siswa tersebut ke rombel. Setelah itu, jumlah siswa pada kelas otomatis mengalami perubahan.
Contohnya terlihat pada kelas 12. Jumlah siswa sebelumnya tercatat 11 orang, kemudian bertambah menjadi 12 orang.
Perubahan tersebut perlu disinkronkan kembali ke EMIS GTK. Tujuannya agar data rombel tidak tertinggal dari kondisi terbaru.
Masuk ke Menu Madrasah dan Rombel
Setelah perubahan siswa dilakukan, operator kemudian membuka sistem EMIS GTK. Login dilakukan menggunakan akun yang memiliki akses pengelolaan data madrasah.
Berikut alur yang ditunjukkan dalam tutorial:
- Login ke sistem EMIS GTK menggunakan akun yang tersedia.
- Buka menu Madrasah setelah berhasil masuk.
- Pilih menu Rombel untuk melihat daftar rombongan belajar.
- Cari rombel yang mengalami perubahan jumlah siswa.
- Periksa status akses pada rombel tersebut.
- Batalkan pengajuan kolektif jika S25 sudah diajukan.
- Tunggu persetujuan pembatalan dari sistem.
- Reload halaman setelah pembatalan disetujui.
- Buka kembali rombel yang mengalami perubahan.
- Klik Sinkron dari EMIS untuk menarik data terbaru.
- Pilih perubahan data yang muncul.
- Klik Proses agar jumlah siswa diperbarui.
Urutannya memang cukup panjang. Tapi bagian pembatalan S25 menjadi perhatian utama ketika menu penarikan data terkunci.
Kenapa Data Siswa Tidak Bisa Langsung Ditarik?
Dalam contoh yang ditampilkan, rombel berada dalam kondisi “mode lihat saja”. Kondisi tersebut muncul karena proses pengajuan S25 sebelumnya sudah selesai.
Akibatnya, operator tidak bisa langsung menarik perubahan data dari EMIS. Menu untuk mengambil data terbaru juga tidak dapat digunakan seperti biasa.
Nah, di sinilah letak masalahnya. Operator harus membuka kembali akses tersebut sebelum melakukan penarikan data.
Caranya dengan mengajukan pembatalan pengajuan kolektif. Setelah pembatalan mendapatkan persetujuan, halaman kemudian dimuat ulang.
S25 Sudah Diajukan? Batalkan Dulu
Bagi operator yang belum mengajukan S25, prosesnya lebih sederhana. Data perubahan masih dapat ditarik dari EMIS sesuai menu yang tersedia.
Masalah muncul ketika S25 sudah terlanjur diajukan. Dalam kondisi tersebut, operator harus melakukan pembatalan terlebih dahulu.
Setelah pengajuan pembatalan disetujui, operator dapat kembali menuju menu rombel. Menu yang sebelumnya terkunci akan kembali aktif.
Jadi, jangan langsung mencari tombol sinkron ketika akses masih terkunci. Cek dulu status pengajuan kolektif pada rombel tersebut.
Perubahan Jumlah Siswa Muncul di Sistem
Setelah akses kembali terbuka, operator dapat memilih kelas yang mengalami perubahan. Pada contoh yang dibahas, perubahan terjadi pada rombel kelas 12.
Operator kemudian memilih menu “Sinkron dari EMIS”. Sistem lalu menampilkan data yang mengalami perubahan.
Tidak hanya jumlah siswa. Dalam contoh tersebut, kelas 11 juga menunjukkan perubahan wali kelas.
Sementara kelas 12 mengalami perubahan jumlah siswa. Data sebelumnya menunjukkan 11 siswa, lalu berubah menjadi 12 siswa setelah siswa mutasi masuk ditarik.
Operator kemudian mencentang perubahan tersebut. Setelah itu, tombol proses digunakan untuk menerapkan data baru.
Jangan Lupa Cek Hasil Akhir
Setelah proses selesai, jumlah siswa pada rombel perlu diperiksa kembali. Dalam contoh tutorial, angka 11 berubah menjadi 12 siswa.
Pengecekan sederhana ini penting. Operator bisa memastikan data yang ditarik memang sudah sesuai kondisi terbaru.
Jika siswa mutasi masuk sudah berada di rombel, jumlah siswa harus mengikuti data tersebut. Jangan sampai data pada satu sistem sudah berubah, tetapi data rombel masih menggunakan jumlah lama.
Bagaimana Jika Siswa Mutasi Keluar?
Prinsipnya tetap berkaitan dengan perubahan data rombel. Ketika ada siswa keluar, jumlah siswa juga harus disesuaikan melalui pembaruan data dari EMIS.
Namun, operator tetap perlu melihat status pengajuan S25 terlebih dahulu. Jika akses terkunci karena pengajuan kolektif sudah dilakukan, pembatalan diperlukan sebelum penarikan data dapat dijalankan.
Setelah akses kembali terbuka, operator dapat melakukan sinkronisasi. Data perubahan kemudian diperiksa sebelum diproses.
Kesimpulan
Update jumlah siswa di EMIS GTK diperlukan ketika ada perubahan rombel. Salah satunya akibat siswa mutasi masuk atau mutasi keluar.
Kuncinya ada pada status S25. Jika belum mengajukan pengajuan kolektif, operator bisa melanjutkan penarikan data dari EMIS sesuai menu yang tersedia.
Namun, jika S25 sudah diajukan, pengajuan tersebut perlu dibatalkan lebih dahulu. Setelah pembatalan disetujui, operator dapat kembali membuka rombel dan menarik data terbaru dari EMIS.
Dalam kasus yang dibahas, proses tersebut mengubah jumlah siswa kelas 12. Data awal 11 siswa akhirnya menjadi 12 setelah siswa mutasi masuk berhasil ditambahkan.
Jadi, kalau menu tarik data mendadak kagak bisa dipakai, jangan buru-buru panik. Cek status S25 dulu, kemudian ikuti alur pembatalan dan sinkronisasi sesuai kondisi data madrasah.
