Bulan September selalu menjadi periode yang sangat sibuk bagi para operator madrasah. Selain disibukkan dengan agenda pendaftaran Olimpiade Sains Nasional maupun Tes Kemampuan Akademik (TKA), operator juga dikejar tenggat waktu penting: penyelesaian data pendataan untuk Berita Acara Pendataan (BAP) Bantuan Operasional Sekolah (BOS) tahun ajaran 2026/2027.
Jadwal resmi pendataan EMIS dibuka mulai tanggal 1 hingga 30 September. Rentang waktu satu bulan ini harus dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk menuntaskan seluruh data peserta didik. Jika input siswa baru terlambat, proses verval hingga pencairan dana BOS bisa terkendala.
Memasuki tahun ajaran baru ini, platform EMIS 4.0 mengalami sedikit pembaruan pada alur penambahan peserta didik. Jika sebelumnya opsi input membedakan asal sekolah (apakah dari sesama madrasah atau sekolah umum di bawah Kemendikbud), kini fiturnya disederhanakan menjadi satu pintu menu: Tarik Siswa.
Proses ini sebenarnya jauh lebih praktis jika Anda memahami triknya. Berikut adalah panduan langkah demi langkah cara menarik data siswa baru di EMIS 4.0, termasuk cara cepat menarik data secara masal agar pekerjaan operator jauh lebih efisien.
Opsi Pencarian Data Siswa di EMIS 4.0
Sebelum memulai proses penarikan data, pastikan Anda sudah menyiapkan berkas pendukung dari siswa baru, terutama data identitas kependudukan dan riwayat pendidikan sebelumnya.
Pada menu Daftar Siswa, ketika Anda menekan tombol Tambah, sistem hanya akan menampilkan opsi Tarik Siswa. Di dalam menu ini, terdapat dua metode pencarian yang bisa digunakan:
-
Berdasarkan NISN (Nomor Induk Siswa Nasional): Metode ini paling disarankan jika siswa berasal dari sekolah atau madrasah jenjang sebelumnya yang sudah memiliki NISN aktif.
-
Berdasarkan NIK (Nomor Induk Kependudukan): Digunakan sebagai opsi alternatif jika pencarian via NISN mengalami kendala atau untuk memastikan identitas kependudukan siswa sinkron.
Untuk mempercepat kerja, disarankan menyalin (copy-paste) NISN siswa langsung dari file Excel rekapitulasi pendaftaran siswa baru yang sudah disiapkan sebelumnya.
Langkah-Langkah Tarik Siswa Baru Satu per Satu
Bagi Anda yang ingin memastikan data masuk secara teliti per anak, berikut alur penarikan data satu per satu:
-
Masuk ke dasbor EMIS 4.0 menggunakan akun operator madrasah.
-
Buka menu Siswa, lalu pilih Daftar Siswa.
-
Klik tombol Tambah, kemudian pilih Tarik Siswa.
-
Pilih metode pencarian NISN, tempelkan nomor NISN siswa pada kolom yang tersedia, lalu klik Cari.
-
Ketika hasil pencarian muncul, klik atau beri tanda centang pada data siswa tersebut.
-
Klik tombol Tambahkan.
-
Klik Daftarkan, lalu tentukan tanggal masuk sekolah (sebagai contoh, sesuaikan dengan tanggal awal masuk tahun ajaran baru, seperti 13 Juli 2026).
-
Klik Lanjut. Sistem akan menampilkan notifikasi bahwa siswa berhasil didaftarkan.
-
Klik Tutup untuk mengakhiri proses.
Trik Cepat: Cara Tarik Data Siswa Sekaligus (Kolektif)
Melakukan proses tarik data satu per satu untuk puluhan hingga ratusan siswa tentu memakan waktu lama. Di EMIS 4.0, Anda sebenarnya bisa menumpuk daftar siswa dalam satu keranjang proses sebelum menekan tombol pendaftaran akhir.
Berikut cara cepat melakukan tarik siswa secara sekaligus:
-
Buka menu Tambah > Tarik Siswa.
-
Masukkan NISN siswa pertama, klik Cari, beri centang pada namanya, lalu klik Tambahkan. Data siswa pertama akan masuk ke daftar antrean bawah.
-
Tanpa menutup jendela tersebut, masukkan NISN siswa kedua di kolom pencarian.
-
Klik Cari, pastikan nama siswa sesuai, centang, lalu klik Tambahkan.
-
Ulangi langkah di atas untuk siswa ketiga, keempat, dan seterusnya hingga beberapa siswa terkumpul dalam daftar antrean.
-
Setelah beberapa siswa terkumpul di daftar, periksa kembali tanggal masuk sekolah agar seragam.
-
Klik tombol Daftarkan, lalu konfirmasi dengan mengklik Ya/Lanjut.
-
Tunggu sistem memproses. Layar akan menampilkan laporan rangkuman, misalnya: Siswa berhasil didaftarkan: 4 orang, Siswa gagal didaftarkan: 0.
Dengan cara kolektif ini, Anda tidak perlu bolak-balik mengatur tanggal masuk dan mengklik tombol konfirmasi untuk setiap siswa, sehingga waktu pengerjaan menjadi jauh lebih singkat.
Langkah Krusial Setelah Tarik Siswa
Proses penarikan siswa hanyalah tahap awal. Menambahkan siswa ke dalam daftar madrasah belum membuat data tersebut valid untuk BAP BOS.
Setelah siswa berhasil ditarik:
-
Lengkapi Detail Profil Siswa: Buka kembali data siswa yang baru ditarik.
-
Perbaiki Indikator Data: Pastikan tidak ada kelengkapan data yang berwarna merah.
-
Pengisian Kelengkapan Data: Lengkapi data orang tua/wali, tempat tinggal, hingga riwayat periodik siswa sampai indikator kelengkapan berubah menjadi hijau atau valid.
Data yang masih menyisakan indikator merah tidak akan bisa terhitung secara valid saat penguncian BAP BOS dilakukan di akhir September.
Kesimpulan
Pembaruan menu Tarik Siswa di EMIS 4.0 bertujuan untuk menyederhanakan alur pendataan siswa baru. Fitur penambahan masal secara langsung di dalam menu pencarian dapat dimanfaatkan operator madrasah untuk menghemat waktu penarikan data secara signifikan. Selesaikan penarikan siswa di awal bulan September agar memiliki waktu yang cukup untuk melengkapi atribut data yang masih kosong sebelum batas akhir BAP BOS 2026/2027.
FAQ
Apakah bisa menarik data siswa baru jika hanya menggunakan NIK?
Bisa. Jika NISN siswa belum ditemukan atau ada kendala pada nomor NISN dari sekolah asal, Anda dapat memilih metode pencarian berbasis NIK pada menu Tarik Siswa.
Mengapa tanggal masuk siswa harus disesuaikan saat proses pendaftaran?
Tanggal masuk menentukan riwayat terhitungnya siswa di madrasah Anda pada tahun ajaran berjalan. Pastikan tanggal masuk disesuaikan dengan kalender akademik atau hari pertama masuk sekolah (misalnya pertengahan Juli 2026).
Apa yang harus dilakukan jika ada siswa yang gagal ditarik?
Jika laporan menunjukkan adanya siswa gagal didaftarkan, periksa kembali apakah siswa tersebut sudah dikeluarkan (mutasi/lulus) dari sekolah/madrasah asalnya di sistem pendataan sebelumnya, atau periksa kembali kebenaran kombinasi NISN dan NIK siswa tersebut.
